Pengertian Laporan
Laporan
adalah Suatu bentuk penyampaian berita, keterangan, pemberitahuan ataupun
pertanggungjawaban baik secara lisan maupun secara tertulis dari bawahan kepada
atasan sesuai dengan hubungan wewenang (authority) dan tanggung jawab
(responsibility) yang ada antara mereka. Salah satu cara pelaksanaan komunikasi
dari pihak yang satu kepada pihak yang lainnya. Laporan merupakan salah satu
alat untuk menyampaikan informasi baik formal maupun nonformal. Penyampaian
informasi dari petugas/ pejabat tertentu kepada petugas / pejabat tertentu
dalam suatu system administrasi.
Laporan
mempunyai peranan yang penting pada suatu organisasi karena dalam suatu
organisasi dimana hubungan antara atasan dan bawahan merupakan bagian dari
keberhasilan organisasi tersebut. Dengan adanya hubungan antara perseorangan
dalam suatu organisasi baik yang berupa hubungan antara atasan dan bawahan,
ataupun antara sesama karyawan yang terjalin baik maka akan bisa mewujudkan
suatu sistem delegation of authority dan pertanggungjawaban akan terlaksana
secara effektif dan efisien. Kerja sama diantara atasan bawahan bisa dilakukan,
dibina melalui komunikasi baik komunikasi yang berbentuk lisan maupun tulisan
(laporan). Agar laporan tersebut bisa efektif mempunyai syarat-syarat yang
perlu dipenuhi demi terbentuknya laporan yang baik maka seseorang perlu
mengetahui secara baik bagaimana pembuatan format laporan yang sempurna.
Sehingga dengan laporan yang terformat bagus akan bisa bermanfaat baik dalam
komunikasi maupun dalam mencapai tujuan organisasi.
Jenis – jenis Laporan
1.Laporan
Ilmiah.
Laporan Ilmiah adalah laporan yang
disusun melalui tahapan berdasarkan teori tertentu dan menggunakan metode
ilmiah yang sudah disepakati oleh para ilmuwan (E.Zaenal Arifin,1993). Dan menurut
Nafron Hasjim & Amran Tasai (1992) Karangan ilmiah adalah tulisan yang
mengandung kebenaran secara obyektif karena didukung oleh data yang benar dan
disajikan dengan penalaran serta analisis yang berdasarkan metode ilmiah.
2.
Laporan Teknis.
Laporan tentang hal teknis
penyelenggaraan kegiatan suatu badan atau instansi.Laporan teknis mengandung
data obyektif tentang sesuatu.data obyektif dalam laporan teknis itu juga
mengandung sifat ilmiah,tetapi segi kepraktisannya lebih menonjol.sehingga yang
dimaksud dengan laporan teknis adalah suatu pemberitahuan tentang tanggung
jawab yang dipercayakan,dari si pelapor (perseorangan,tim,badan,atau instansi)
kepada si penerima laporan tentang teknis penyelenggaraan suatu kegiatan
(E.Zaenal Arifin,1993).Dan menurut Muljanto Sumardi (1982) Dalam laporan teknik
manusia menggunakan bahasa tulis untuk mengkomunikasikan gagasan,paham,serta
hasil pemikiran dan penelitian.
Dasar-dasar Laporan
–
Pemberi Laporan
Pemberi
laporan dapat berupa perseorangan, sebuah panitia yang ditugaskan untuk maksud
tertentu.
Misalnya:
seorang mahasiswa ditugaskan oleh dosennya untuk meneliti suatu obyek tertentu.
–
Penerima Laporan
Laporan
bukan hanya dibuat oleh seorang atau suatu badan, tetapi laporan juga ditujukan
atau akan disampaikan kepada seorang atau suatu badan. Yang menerima laporan
itu adalah orang atau badan yang menugaskan.
–
Tujuan Laporan
Tujuan
laporan pada umumnya untuk mengatasi suatu masalah, untuk mengambil suatu
keputusan yang lebih efektif, mengetahui kemajuan dan perkembangan suatu maslah
untuk mengadakan pengawasan dan perbaikan, untuk menemukan teknik-teknik baru,
dan sebagainya.
–
Sifat Laporan
Sebuah
laporan harus mengandung sifat-sifat seperti berikut:
1.
Mengandung imaginasi
2. Laporan
harus sempurna dan komplit
3. Laporan
harus disajikan secara menarik
4.
Macam-Macam Laporan
Sistematika Laporan
laporan
lengkap yang lengkap, harus dapat menjawab semua pertanyaan mengenai : apa (
what ), mengapa ( why ), siapa ( Who ), dimana ( where ), kapan ( when ),
bagaimana ( how ).
Urutan isi laporan sebaiknya diatur, sehingga penerima laporan dapat mudah memahami. Urutan isi laporan antara lain sebagai berikut :
1. Pendahuluan
Pada pendahuluan disebutkan tentang :
1) Latar belakang kegiatan.
2) Dasar hukum kegiatan.
3) Apa maksud dan tujuan kegiatan.
4) Ruang lingkup isi laporan.
Urutan isi laporan sebaiknya diatur, sehingga penerima laporan dapat mudah memahami. Urutan isi laporan antara lain sebagai berikut :
1. Pendahuluan
Pada pendahuluan disebutkan tentang :
1) Latar belakang kegiatan.
2) Dasar hukum kegiatan.
3) Apa maksud dan tujuan kegiatan.
4) Ruang lingkup isi laporan.
2. Isi Laporan
Pada bagian ini dimuat segala sesuatu yang ingin dilaporkan antara lain :
1) Jenis kegiatan.
2) Tempat dan waktu kegiatan.
3) Petugas kegiatan.
4) Persiapan dan rencana kegiatan.
5) Peserta kegiatan.
6) Pelaksanaan kegiatan (menurut bidangnya, urutan waktu pelaksanaan, urutan fakta / datanya).
7) Kesulitan dan hambatan Hasil kegiatan.
9) Kesimpulan dan saran penyempurnaan kegiatan yang akan datang.
Pada bagian ini dimuat segala sesuatu yang ingin dilaporkan antara lain :
1) Jenis kegiatan.
2) Tempat dan waktu kegiatan.
3) Petugas kegiatan.
4) Persiapan dan rencana kegiatan.
5) Peserta kegiatan.
6) Pelaksanaan kegiatan (menurut bidangnya, urutan waktu pelaksanaan, urutan fakta / datanya).
7) Kesulitan dan hambatan Hasil kegiatan.
9) Kesimpulan dan saran penyempurnaan kegiatan yang akan datang.
3. Penutup
Pada kegiatan ini ditulis ucapan terima kasih kepada yang telah membantu penyelenggaraan kegiatan itu, dan permintaan maaf bila ada kekurangan-kekurangan. Juga dengan maksud apa laporan itu dibuat.
Pada kegiatan ini ditulis ucapan terima kasih kepada yang telah membantu penyelenggaraan kegiatan itu, dan permintaan maaf bila ada kekurangan-kekurangan. Juga dengan maksud apa laporan itu dibuat.
Sumber :
